Jul 4, 2026

節税・税金

副業のPDF領収書、そのまま印刷はNG？

※本記事にはアフィリエイト広告（PR）を含みます。

ネットで仕入れをした、クラウドソーシングで報酬をもらった、サブスクの領収書がメールで届いた——。副業をしていると、こうした「データでやり取りしたお金の記録」が自然とたまっていきます。

そのPDFの請求書、印刷して紙のファイルに綴じているだけになっていませんか。実はそれ、2026年の今はルール違反になる可能性があります。難しそうに聞こえますが、副業レベルならお金をかけずに対応できます。最低限やるべきことだけを整理しました。

「知らなかった」で税務調査のときに慌てないために、今日15分だけ手を動かしておきましょう。

（最終確認日：2026-07-04）

そもそも何のルール？「電子取引は電子で残す」が義務

これは電子帳簿保存法という法律の話です。名前は難しいですが、副業をしている人に関係するのは実質1つだけ。

メールやネットを通じてデータで受け取った・送った「お金の書類」は、データのまま保存しなければならない、というルールです。これを「電子取引データの保存義務」と呼びます。

2024年1月から、法人だけでなく所得税を納める個人事業主や、副業で確定申告をする会社員も含めた、ほぼすべての事業者が対象になりました。2026年の今は、経過措置も終わって本格的に運用されている段階です。

具体的に「電子取引」に当たるのは、たとえばこんなものです。

仕入れ先やサービスからメールに添付されて届いた請求書・領収書（PDFなど）
Amazonや楽天、各種ECサイトで買い物をしたときのサイト上の購入明細・領収書
クラウドソーシングや決済サービスからダウンロードした支払調書・取引明細
ネットバンキングの振込明細をデータで取得したもの

紙で受け取った領収書は今まで通り紙で保管でOKです。あくまで「最初からデータで来たもの」だけが対象、と覚えてください。

やりがちな3つの勘違い

副業を始めたばかりの人がつまずくポイントは、だいたい次の3つに集約されます。

勘違い1：「印刷して紙で保管すれば大丈夫」

一番多い誤解がこれです。メールで届いたPDFの領収書を印刷して紙のファイルに綴じ、元のデータは消してしまう——これはNGです。

法律が求めているのは「データで受け取ったものはデータのまま残す」こと。紙に印刷したものは、データの保存の代わりにはなりません。印刷するのは自由ですが、元のPDFも必ず残しておく必要があります。

勘違い2：「メールボックスに入れっぱなしでいい」

「メールの中に残ってるから大丈夫」と考える人もいますが、これも危険です。メールは検索しづらく、後から「いつ・誰から・いくら」で探し出せない状態だと、保存したことにならない場合があります。あとで見返せる形に整理しておく必要があります。

勘違い3：「副業くらいの少額なら関係ない」

金額の大小は関係ありません。確定申告をして事業所得や雑所得を申告する以上、副業でも対象です。「少額だから」「趣味の延長だから」は理由になりません。

お金をかけずに済ませる最低ライン

「専用のシステムを買わないとダメなの？」と不安になるかもしれませんが、副業レベルなら無料でできます。押さえるべきは2つの要件だけです。

要件1：改ざんできないようにする（真実性の確保）

データを後から書き換えられないようにする、という要件です。方法はいくつかありますが、お金をかけたくない人が現実的に選べるのは「事務処理規程を作って備え付ける」方法です。

事務処理規程とは、「うちではデータをこう扱い、勝手に訂正・削除はしません」というルールを書いた紙のことです。国税庁のサイトにひな形（サンプル）が公開されており、それを自分用に手直しして保存しておくだけで要件を満たせます。個人事業主用のシンプルなものがあるので、名前を入れる程度で完成します。

要件2：後から探し出せるようにする（可視性の確保）

税務調査などで「あの取引の領収書を見せて」と言われたとき、すぐに出せる状態にしておく、という要件です。原則は「日付・取引先・金額」で検索できるようにすることですが、ここに副業の会社員にうれしい緩和ルールがあります。

基準期間（2年前）の売上が5,000万円以下の事業者は、この検索の仕組み自体が不要になります。副業なら、まず間違いなくこの範囲に収まるはずです。

ただし完全に何もしなくていいわけではなく、税務調査のときにデータのダウンロードにすぐ応じられることが条件です。そこで現実的なのが、次の方法です。

パソコンやクラウドに**「2026年」などの年別フォルダ**を作る
ファイル名を 「日付＿取引先＿金額」（例：20260704_〇〇商店_3300）の形にそろえて保存する

こうしておけば、聞かれたときにフォルダを開いてすぐ提示できます。「フォルダ分け」と「ファイル名のルール化」——この2つだけで、副業の最低ラインはクリアできます。

まとめると、副業なら「この3点」

データで来た領収書・請求書は元データを消さずに残す
国税庁の事務処理規程のひな形を1枚用意して保存しておく
年別フォルダ＋「日付＿取引先＿金額」のファイル名で整理する

副業の税金全体でどこにつまずきやすいかは、副業の税金で損しない！20万円ルールの3つの罠もあわせて確認しておくと安心です。

手作業がしんどくなってきたら会計ソフトも選択肢

上の3点は無料でできますが、取引の件数が増えてくると、フォルダ整理やファイル名づけが地味に大変になってきます。「毎回リネームするのが面倒」「確定申告の集計もまとめてラクにしたい」という段階になったら、クラウド会計ソフトを検討する価値があります。

クラウド会計ソフトは、データで受け取った領収書をアップロードすれば保存要件を満たす形で自動整理してくれるうえ、そのまま確定申告書の作成まで一気通貫でつながります。事務処理規程の準備や検索対応を自分で気にしなくてよくなるのが大きなメリットです。

確定申告の集計に毎年何時間もかけている人ほど、乗り換える価値があります。

まずは無料でできる3点から始めて、手間が増えてきたらソフトに切り替える——この順番で十分間に合います。

今日からできる具体アクション

メールとダウンロードフォルダを見返す：この1年でデータで受け取った領収書・請求書がないかチェックする
年別フォルダを作る：クラウドやパソコンに「2026」フォルダを作り、見つけたデータを移す
ファイル名をそろえる：「日付＿取引先＿金額」の形にリネームする
事務処理規程を用意する：国税庁サイトで個人事業主用のひな形を入手し、名前を入れて保存する
自分の申告区分を確認する：そもそも申告が必要かどうか迷ったら、確定申告3問診断で3つの質問に答えてみる

まずは1と2だけでも、今日15分で進められます。

よくある質問

Q1. 紙でもらった領収書もデータ化しないといけませんか？ いいえ。今回のルールで必ずデータ保存が求められるのは「最初からデータで受け取ったもの」だけです。紙で受け取った領収書は、これまで通り紙のまま保管して問題ありません。スキャンしてデータで保存する方法もありますが、それは任意です。

Q2. データを消してしまった・印刷しか残っていない場合はどうすれば？ まずは送信元に再発行を依頼できないか確認しましょう。ECサイトなら購入履歴から領収書を再取得できることが多いです。今後のために、受け取った時点でフォルダに保存する習慣をつけることが大切です。

Q3. 副業の利益が20万円以下でも対応が必要ですか？ 確定申告をする場合は、金額にかかわらず記録の保存義務があります。「会社員の副業は20万円以下なら申告不要」という所得税のルールと、記録を保存するルールは別物です。申告するなら、データ保存も整えておくのが安全です。

まとめ

副業の会社員でも、2026年はデータで受け取った領収書・請求書をデータのまま保存する義務があります。とはいえ、副業レベルなら専用システムは不要です。「元データを消さない」「事務処理規程のひな形を1枚用意する」「年別フォルダ＋ファイル名ルールで整理する」——この3点で最低ラインはクリアできます。手作業が負担になってきたら、会計ソフトへの切り替えを検討しましょう。